Nicolas Raimundo, Digital Evangelist au sein du cabinet Bizouard & Associés, nous confie son expérience riche et accomplie de la digitalisation du cabinet. Découvrez très concrètement le processus d’adoption d’un environnement digital chez Bizouard & Associés.
Bizouard & Associés : son univers, ses valeurs
« Le groupe Bizouard & Associés est composé de trois corps de métiers : des experts-comptables et commissaires aux comptes, des avocats en droits social et droit des affaires et des conseillers en gestion du patrimoine. Aujourd’hui, 130 collaborateurs au service d’une clientèle variée de TPE et PME issues de divers secteurs d’activité. Depuis plus de 70 ans, nos clients nous témoignent leur confiance. Cette longévité est dû aux valeurs du groupe : proximité et innovation, pour offrir à nos clients les meilleurs services.
Qui dit innovation dit nouvelles technologies. Chez Bizouard & Associés, nous assurons une veille permanente afin de desceller des outils pour faciliter le quotidien de nos clients ainsi que de nos collaborateurs. Aujourd’hui, nous utilisons deux outils pour optimiser notre production comptable : NéoExpert by Ingeneo et Mycompanyfiles.
Je suis arrivé mi 2018 dans le groupe avec pour mission d’optimiser la production comptable. Nous avons remarqué que les clients du cabinet étaient de moins en moins consommateurs de papier et de plus en plus friands du numérique. Leurs attentes vis-à-vis du cabinet avaient évolué : ils voulaient plus de conseils, plus d’aide au pilotage de leur société. Au final, plus que de la simple production de bilan. »
Nouvelles attentes, nouvelles solutions
« Cette mutation des attentes s’est précipitée avec l’apparition d’internet mais également des équipements en constante évolution. Nos ordinateurs sont de puissants calculateurs et nous avons maintenant accès à internet à portée de main avec les smartphones. Il était donc important de digitaliser le cabinet pour répondre aux nouveaux besoins des clients.
La digitalisation du cabinet a également été accélérée et décomplexifiée par les éditeurs concepteurs de solutions permettant aux cabinets de répondre aux nouveaux besoins (Ingeneo et Mycompanyfiles).
Concrètement, au niveau du groupe nous avons conçu, expérimenté et intégré dans notre écosystème informatique, un ensemble d’outils numériques associés à des processus de production : MyBIZ. Pour ce projet, le seul prérequis qui m’a été imposé était celui de ne pas toucher à notre cœur de production : Agiris.
Pour revenir sur notre histoire, avant avec le flux papier nous collections les documents via “des boites à chaussures”. Ces derniers étaient saisis soit dans Agiris soit ils étaient numérisés puis passés dans un système d’OCR et par la suite nous devions faire des imports/exports manuels pour intégrer les données dans Agiris. »
Aux grands maux les grands remèdes
« Nous faisions face à deux problématiques : une pour la collecte et une pour le traitement de la donnée.
Nous devions trouver une solution pour collecter facilement les pièces de nos clients. Il fallait que cette solution soit simple d’utilisation pour permettre de faciliter l’adhésion des utilisateurs et collaborateurs. Cette solution nous permettrait d’avoir un seul point d’entrée via une interface unique. Cette problématique a été résolue grâce à l’intégration de la plateforme d’échanges sécurisées Mycompanyfiles.
Nous nous sommes également attaqués à la deuxième problématique qui était le traitement de la donnée. Il nous fallait un système efficace pour faciliter le traitement des documents reçus. Bien entendu cette solution devait être totalement interopérable avec Agiris et MyCompanyFiles pour éviter les imports/exports manuels et surtout pour fluidifier et sécuriser les transferts de données. Nous avons donc choisi NéoExpert anciennement Agora Expert. Avec notre ancien système d’OCR, la création de dossier était fastidieuse alors que maintenant cela se fait en quelques clics.
NéoExpert est une solution intelligente qui apprend la façon dont les opérateurs imputent comptablement une facture. La fois d’après la solution préconise l’imputation. Nos opérateurs n’ont plus qu’à valider ou corriger la donnée. Une fois validée elle est envoyée directement dans Agiris. Le summum de NéoExpert c’est le traitement automatique. Les opérateurs ne font plus que valider les préconisations de NéoExpert et peuvent automatiser ce traitement-là.
Pour visualiser le processus, imaginez le scénario. Un client dépose ses documents via une plateforme de recueille des documents (NéoExpert, MyCompanyFiles). Ces derniers sont directement disponibles sur NéoExpert et la plateforme se charge de les traiter de manière automatique et intelligente et à la fin du traitement vous avez l’écriture et l’image associées dans votre logiciel comptable !
Chez Bizouard & Associés, ce processus-là n’est plus au stade de la simple imagination. Il est bien réel car nous l’avons fait ! »
Propos de Nicolas Raimundo recueillis lors du webinaire du 1 juin Ingeneo & MyCompanyFiles
Se faire accompagner dans son projet de digitalisation
Ingeneo vous apporte des solutions adaptées à vos besoins pour rendre votre cabinet d’expertise comptable et les entreprises de vos clients, plus productifs, plus rentables et plus puissants. Tirez profit des avantages de la dématérialisation de vos factures et documents et de l’automatisation de la production comptable. Nous vous accompagnons pour éviter les écueils rencontrés et mettre en place ensemble d’une solution fiable et efficace.
