La collecte des documents comptables est une tâche essentielle mais souvent fastidieuse, chronophage et répétitive pour les collaborateurs. La réception de factures et d’autres documents est souvent manuelle, le cabinet comptable récupère ces documents auprès de leurs clients pour les intégrer dans leur logiciel de comptabilité ce qui prend beaucoup de temps. Cependant, grâce aux avancées technologiques, il est désormais possible d’automatiser cette tâche afin de gagner en efficacité et de maximiser la productivité. Dans cet article, nous vous expliquons comment automatiser la collecte des documents comptables.
Quels sont les avantages de l’automatisation de la collecte des documents comptables ?
L’automatisation de la collecte des documents comptables présente de nombreux avantages pour les experts-comptables et leurs clients. Tout d’abord, elle permet de réduire les erreurs de saisie et de calcul, ce qui peut entraîner des économies de temps et d’argent. De plus, elle permet de gagner du temps en collectant rapidement et efficacement les données. Les données collectées sont disponibles en temps réel, ce qui facilite l’analyse et permet d’améliorer la productivité en libérant les employés des tâches de collecte de données. L’automatisation peut également réduire les coûts liés à la collecte des données et permettre de stocker les données de manière organisée et structurée, facilitant ainsi leur accès et leur analyse. Enfin, elle peut aider à assurer la conformité réglementaire en collectant les données de manière cohérente et en enregistrant les modifications apportées aux données.
Comment mettre en place l’automatisation de la collecte des documents comptables ?
Il existe aujourd’hui une multitude de logiciel sur le marché qui proposent d’automatiser facilement et rapidement la collecte des pièces comptables de vos clients. La mise en place d’un tel logiciel n’est pas un défi technique, ce sont aux éditeurs de logiciel de vous proposer des solutions ergonomique et facile à mettre en place. Votre mission en tant qu’expert-comptable réside dans le fait de choisir LA solution qui répondra à l’ensemble de vos besoins.
Ce choix implique de respecter plusieurs étapes importantes :
- Définir ses besoins et ses objectifs
Avant de se lancer dans la recherche d’un logiciel de collecte automatique des documents comptables, il est important de définir ses besoins et ses objectifs. Pour cela, il est nécessaire de répondre à plusieurs questions : quel type de documents souhaitez-vous collecter automatiquement (factures, relevés bancaires, notes de frais…) ? Quel volume de documents votre cabinet traite-t-il chaque mois ? Quels sont vos objectifs en termes d’efficacité et de productivité ? En répondant à ces questions, vous pourrez mieux cerner les fonctionnalités dont vous avez besoin et orienter votre recherche en conséquence.
- Comparer les fonctionnalités des logiciels disponibles sur le marché
Une fois que vous avez défini vos besoins, vous pouvez commencer à rechercher les logiciels de collecte automatique des documents comptables qui correspondent à vos critères. Il existe de nombreux logiciels sur le marché, chacun proposant des fonctionnalités spécifiques. Il est donc important de bien comparer les différentes options disponibles.
- Vérifier la compatibilité avec les outils déjà utilisés
Il est important de vérifier la compatibilité du logiciel de collecte automatique des documents comptables avec les outils déjà utilisés par votre cabinet, comme votre logiciel de comptabilité ou votre système d’archivage des documents. Si le logiciel que vous avez choisi n’est pas compatible, cela pourrait entraîner des pertes de temps et des erreurs de traitement.
- S’assurer de la sécurité des données collectées
La sécurité des données est un enjeu crucial pour les cabinets comptables. Il est donc important de vérifier que le logiciel de collecte automatique des documents comptables que vous avez choisi offre des garanties en termes de sécurité des données. Le logiciel doit notamment être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et proposer des fonctionnalités de cryptage et de sauvegarde des données.
- Explorer le logiciel avant de l’adopter
Enfin, avant de choisir définitivement votre logiciel de collecte automatique des documents comptables, il est important de le découvrir. La plupart des éditeurs de logiciels proposent des démonstrations gratuites pendant lesquelles vous pourrez tester les fonctionnalités du logiciel et vous assurer qu’il répond à vos besoins. Cette étape est essentielle pour éviter de mauvaises surprises une fois que vous avez adopté le logiciel.
Faites confiance à la solution Ingeneo pour la collecte de vos documents comptables et bien plus !
Ingeneo offre de nombreux avantages pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion de documents comptables. Avec une douzaine de canaux d’acheminement des pièces, Ingeneo permet une collecte rapide et efficace des documents, ce qui réduit les risques d’erreur et permet de gagner du temps. La solution permet également une imputation automatisée des écritures, ainsi qu’une gestion multi-taux de TVA et des devises. Les fonctionnalités de recherche par mots-clés dans les documents et d’export des écritures avec les pièces associées permettent une traçabilité optimisée et un suivi précis des documents. De plus, la solution est 100 % Cloud, sécurisée et hébergée en France, ce qui offre une grande flexibilité d’accès et de stockage des données.
Ingeneo propose également des avantages pratiques pour les cabinets cherchant à offrir de nouveaux services à leurs clients. En proposant la signature électronique et une application de gestion des notes de frais, votre cabinet peut se démarquer des concurrents en offrant des services à valeur ajoutée à vos clients. Les fonctionnalités de la solution INGENEO répondent aux exigences spécifiques du métier de l’expertise comptable et permettent une automatisation complète de la gestion de documents comptables.
